Muitos concordam que a burocracia é um dos grandes problemas no Brasil e que pode atrapalhar e muito a gestão de uma empresa. O excesso de regras e informações acaba gerando diversos problemas contábeis e, consequentemente, podendo ocasionar sérios prejuízos para o empreendedor no futuro, no caso de descumprimento dos aspectos legais.
Para evitar estes tipos de entraves é preciso, em primeiro lugar, identificá-los. Portanto, listamos abaixo os principais problemas contábeis que as empresas costumam enfrentar no dia a dia.
Desorganização de arquivos
Isso é algo muito comum de acontecer, especialmente em uma empresa que possui muitos colaboradores, caso não possua internamente um setor responsável pela parte burocrática da organização.
É muito importante guardar todos os documentos de pagamento dos funcionários, recibos de taxas e tarifas, notas fiscais e contas diversas. Eles devem ser separados por tipo de documento e também de acordo com o mês. Dessa forma, quando for necessário, você saberá onde está cada um.
Desorganização financeira
Outro grande problema que afeta todos os setores da empresa: a desorganização financeira. É muito importante registrar tudo o que entrou e o saiu do caixa todos os dias. Isso serve para inúmeros objetivos: fazer um balanço por período, organizar o capital de giro, separar os lucros, o que será reinvestido na empresa, entre outros. Assim, uma empresa com uma boa contabilidade depende disso.
Não se ajustar às novas tecnologias
Hoje, muitos dos registros contábeis são feitos pela internet, por programas próprios que o governo disponibiliza para a população. Um exemplo bem simples e que todos conhecem é a declaração do Imposto de Renda. Além desse sistema, há vários outros como a nota fiscal eletrônica, preenchimento de PIS, COFINS e ISS.
Não saber utilizar essas ferramentas da maneira correta pode causar sérios prejuízos como multas. Um sistema automatizado pode ajudar nessa questão e torná-las mais eficientes.
Misturar gastos pessoais com a empresa
Esse é um erro que pode ser fatal em muitos casos, tanto para a sua empresa quanto para suas finanças pessoais. É muito importante separar os orçamentos, pois quando eles se misturam não há como saber quanto de fato a empresa faturou dentro de um período e quanto você terá de lucro. Assim, corre-se o risco de você estar retirando mais do que pode do negócio ou tendo um estilo de vida abaixo do que poderia ter.
Profissional contábil despreparado
Algumas empresas contratam um profissional contábil para atuar de forma interna na empresa. Porém, se ele não souber fazer todas as tarefas da forma correta, assim como conhecer algumas tecnologias que deixe o trabalho mais fácil de ser realizado, além de pagar por um profissional, poderá haver prejuízos nas contas.
Esse é um risco que nenhuma empresa pode correr, especialmente se ela tiver pouco tempo no mercado e ainda estiver lutando para se manter competitiva.
Uma excelente opção é terceirizar o serviço para um escritório contábil. Lá você terá vários profissionais à disposição da sua empresa e assim, os riscos de erros são menores. A sua contabilidade será feita por profissionais que já possuem uma vasta experiência e ainda que tenha alguém ainda inexperiente na equipe, contará com a supervisão e responsabilidade dos outros colegas. Isso oferece muito mais segurança para as finanças da sua empresa e ela estará sempre devidamente regulamentada.